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党政机关公文格式(GB/T9704-2012)注意点

1.幅面尺寸

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm×297mm。

2.页边与版心尺寸

公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±lmm,版心尺寸为156mm×225mm。

3.字体和字号

如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

4.行数和字数

一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

5.文字的颜色

如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。

6.制版要求

版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。

7.印刷要求

双面印刷;页码套正,两面误差不超过2mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%,红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。

8.装订要求

公文应当左侧装订,不掉页,两页页码之间误差不超过4mm,裁切后的成品尺寸允许误差±2mm,四角成90度,无毛茬或缺损。

骑马订或平订的公文应当:

a)订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处,允许误差±4mm;

b)无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;

c)骑马订钉锯均订在折缝线上,平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。

包本装订公文的封皮(封面、书脊、封底)与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

9.份号

涉密公文一定要标注份号。如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

10.密级和保密期限

如需标注密级和保密期选,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

11.紧急程度

紧急公文分为“特急”和“加急”两种,紧急电报分为“特提”、“特急”、“加急”和“平急”四种。如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

12.发文机关标志

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。

13.发文字号

编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为001),在阿拉伯数字后加“号”字。

上报公文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

14.签发人

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,与发文字号平行排列。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排2个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。最后一个姓名应与发文字号处在同一行,并与红色分割线距离为4mm。

15.版头中的分隔线

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

16.标题

4个以上(含)机关联合行文时,标题中发文机关名称可简略。标题一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空2行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形,不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏型。

17.主送机关

编排于标题下空1行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记。

18.正文

公文首页必须显示正文,编排于主送机关名称下一行,一般用3号仿宋体字,每个自然段左空2字,回行顶格。文中小标题层次序号依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;第一层一般用黑体字、第二层一般用楷体字、第三层和第四层一般用仿宋体字标注。

19.附件说明

公文附件是公文内容的组成部分,与正文一样具有同等效力。若公文存在2个或2个以上附件,需要在公文正文之后标注附件的序号和名称。在正文中涉及附件内容处加括号注明“见附件”或“附后”。如有附件,在正文下空1行左空2字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

20.发文机关署名

应当用发文机关全称或规范化简称。单一机关行文时,发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。联合行文时,应将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并使印章加盖其上。

不加盖公章的公文,单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空1行右空2字编排发文机关署名,在发文机关署名下1行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空2字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。

21.成文日期

成文日期确定的原则是:会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准;经机关负责人签发的公文,以签发日期为准;联合行文,以最后签发的机关负责人签发的日期为准。成文日期在公文中的标注位置有2种:一是会议审议通过的公文,成文日期编排在公文标题之下,写全年、月、日用“()”括起来;二是成文日期在公文正文或附件说明的右下方标注,写全年、月、日。

成文日期一般右空4字编排,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。不加盖公章的公文,在发文机关署名下1行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移2字,如长于发文机关署名,应使其右空2字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。加盖签发人签名章时,在签发人签名章下空1行右空2字编排成文日期。

22.印章

公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。上行文,一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发性文件可以不加盖印章。纪要也不加盖印章。联合上行文,发文机关署名只有主办机关时,可以只加盖主办机关印章。联合下行文时,所有联署行文机关均需加盖印章。

单一机关行文时,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应上距正文(或附件说明)1行之内。联合行文时,应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置,并使印章加盖其上,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应上距正文(或附件说明)1行之内。印章用红色。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施加以解决。

23.附注

请示件应当在附注处标明联系姓名和联系方式。公文如有附注,居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行。

24.附件

附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第1行。附件标题居中编排在版心第3行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第1行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

25.版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

26.抄送机关

抄送机关的排列顺序一般按机关性质和隶属关系确定。在具体排列上,对于不同级别的机关,应依先上级机关、再平级机关、后下级机关的次序;同级不同类的机关,要按党、政、军、群的顺序排列;人大、政协、法院、检察院应另起一行排列;如文件需抄送各民主党派、工商联的,则应另起一行编排。

如有抄送机关,一般用4号仿宋体字编排在公文最后一页的下方位置,左右各空1字。“抄送”二字后加全角冒号,冒号后标注抄送机关名称,回行时与冒号后的抄送机关首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。

27.印发机关和印发日期

印发机关是指公文的印制主管部门,一般是各党政机关办公室或文秘部门。发文机关没有专门的办公室或文秘部门,发文机关就是印发机关。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在抄送机关下1行位置,末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。

版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

翻印公文时,翻印机关和翻印日期用4号仿宋体字编排在印发机关和印发日期之下1行位置。翻印机关左空1字,翻印日期右空1字,年、月、日用阿拉伯数字标全,后加“翻印”二字。

版记中不再保留“印制份数”。

28.页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放1条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

29.公文中的横排表格

A4纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

30.信函格式

发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称,上边缘至上页边为30mm,推荐使用红色小标宋体字,字号大小由发文机关酌定,以版心为准居中排布。联合行文时,使用主办机关标志。

发文机关标志下4mm处印为一条红色双线(上粗下细),距下页边20mm处为一条红色双线(上细下粗),线长均为170mm,均以版心为准居中。

如需标注份号,定格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,距其距离为3号汉字字高的7/8。如需同时标注密级和保密期限、紧急程度,密级和保密期限顶格编排在份号下1行,紧急程度顶格编排在密级和保密期限下1行。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下,与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

标题居中编排,与其上最后一个要素相距2行。

首页不显示页码,由第2页开始标注。只有2页的信函式公文,第2页可以不显示页码。

版记中不加印发机关和印发日期、分隔线,位于公文最后一面版心内最下方。

31.纪要格式

纪要标志由“×××××纪要”组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用红色小标宋体字。

标注出席人员名单,一般用3号黑体字,在正文(或附件说明)下空1行左空2字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单,除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外,编排方法同出席人员名单。

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