企业档案工作规范的组织架构 企业档案工作规范的概述
\u4f01\u4e1a\u6863\u6848\u5de5\u4f5c\u89c4\u8303\u7684\u5f15\u7528\u6587\u4ef6\u4e0b\u5217\u6587\u4ef6\u4e2d\u7684\u6761\u6b3e\u901a\u8fc7\u672c\u6807\u51c6\u7684\u5f15\u7528\u800c\u6210\u4e3a\u672c\u6807\u51c6\u7684\u6761\u6b3e\uff0c\u51e1\u662f\u6ce8\u65e5\u671f\u7684\u5f15\u7528\u6587\u4ef6\uff0c\u5176\u968f\u540e\u6240\u6709\u7684\u4fee\u6539\u5355(\u4e0d\u5305\u62ec\u52d8\u8bef\u7684\u5185\u5bb9)\u6216\u4fee\u8ba2\u7248\u5747\u4e0d\u9002\u7528\u4e8e\u672c\u6807\u51c6\uff0c\u7136\u800c\uff0c\u9f13\u52b1\u6839\u636e\u672c\u6807\u51c6\u8fbe\u6210\u534f\u8bae\u7684\u5404\u65b9\u7814\u7a76\u662f\u5426\u53ef\u4f7f\u7528\u8fd9\u4e9b\u6587\u4ef6\u7684\u6700\u65b0\u7248\u672c\u3002\u51e1\u662f\u4e0d\u6ce8\u65e5\u671f\u7684\u5f15\u7528\u6587\u4ef6\uff0c\u5176\u6700\u65b0\u7248\u672c\u9002\u7528\u4e8e\u672c\u6807\u51c6\u3002GB/T 9705 \u6587\u4e66\u6863\u6848\u6848\u5377\u683c\u5f0fGB/T 11821 \u7167\u7247\u6863\u6848\u7ba1\u7406\u89c4\u8303GB/T 11822 \u79d1\u5b66\u6280\u672f\u6863\u6848\u6848\u5377\u6784\u6210\u7684\u4e00\u822c\u8981\u6c42GB/T 17678.1 CAD\u7535\u5b50\u6587\u4ef6\u5149\u76d8\u5b58\u50a8\u3001\u5f52\u6863\u4e0e\u6863\u6848\u7ba1\u7406\u8981\u6c42GB/T 18894 \u7535\u5b50\u6587\u4ef6\u5f52\u6863\u4e0e\u7ba1\u7406\u89c4\u8303DA/T 1 \u6863\u6848\u5de5\u4f5c\u57fa\u672c\u672f\u8bedDA/T 12 \u5168\u5b97\u5377\u89c4\u8303DA/T 13 \u6863\u53f7\u7f16\u5236\u89c4\u5219DA/T 15 \u78c1\u6027\u8f7d\u4f53\u6863\u6848\u7ba1\u7406\u4e0e\u4fdd\u62a4\u89c4\u8303DA/T 22 \u5f52\u6863\u6587\u4ef6\u6574\u7406\u89c4\u5219DA/ T 28 \u56fd\u5bb6\u91cd\u5927\u5efa\u8bbe\u9879\u76ee\u6587\u4ef6\u5f52\u6863\u8981\u6c42\u4e0e\u6863\u6848\u6574\u7406\u89c4\u8303DA/T 31 \u7eb8\u8d28\u6863\u6848\u6570\u5b57\u5316\u6280\u672f\u89c4\u8303DA/T 32 \u516c\u52a1\u7535\u5b50\u90ae\u4ef6\u5f52\u6863\u4e0e\u7ba1\u7406\u89c4\u5219DA/T 43 \u7f29\u5fae\u80f6\u7247\u6863\u6848\u6570\u5b57\u5316\u6280\u672f\u89c4\u8303JGJ 25 \u6863\u6848\u9986\u5efa\u7b51\u8bbe\u8ba1\u89c4\u8303ISO 15489.1 \u4fe1\u606f\u4e0e\u6587\u732e\u4e00\u6587\u4ef6\u7ba1\u7406\uff1a\u901a\u5219IS0 15489.2 \u4fe1\u606f\u4e0e\u6587\u732e\u4e00\u6587\u4ef6\u7ba1\u7406\uff1a\u6307\u5357
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5.1.1档案工作领导
企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。
5.1.2 档案机构设置
企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。
5.1.3 档案人员配备
企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。
5.1.4 档案工作体系
企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。 5.2.1 企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。
5.2.2 企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。
5.2.3 企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。
5.2.4 企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作，国有企业应依照档发字[1998]6号文件的要求进行，其他企业可参照。
5.2.5 企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。 5.3.1 企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。
5.3.2 企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。
5.3.3 专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。
5.3.4 企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见ISO 15489.1第七章、ISO 15489.2和档发[2002]5号文件要求。 5.4.1 统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。
5.4.2 负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。
5.4.3 指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。
5.4.4 监督、指导、检查企业所属单位(包括派出机构和投资的全资、控股企业)的档案工作。
5.4.5 依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。 5.5.1 档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。
5.5.2 档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。
5.5.3 档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。
5.5.4 档案人员应定期接受档案业务培训。
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。
这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。
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