会议策划的要点 会议策划有什么要点要注意的?

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  会议策划要点如下:

  一、需要做些什么?

  会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。

  二、谁来筹划会议?

  从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是专职从事这项工作,有的是兼任此职,此外还有其他职责。无论是专职还是兼职,最终
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  会议筹划者的职责:

  作为会议筹划者,要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。

  善于与人共事

  善于注意小节

  善于解决问题

  善于与人协商

  能够管理会议财务事宜

  能够安排恰倒好处的菜单

  能妥善接待贵宾和外国客人

  熟知各种礼仪

  行事果断、执着

  会议筹划者的任务:

  制定计划,确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标

  制定会议议程

  了解可供使用的场所和设施情况

  选择或提议合适的场所

  检查并比较各项设施

  安排交通事宜

  协调会务工作人员的活动

  制定可行预算或按既定预算安排有关工作

  确定各项工作的时间安排

  视察选定的场所和设施

  与各有关方面进行接洽(旅行社等)

  同会议发言人和各位贵宾进行联系

  三、在你筹划一个会议时,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果,如果你们的意见相符,你就可以做下一步的筹划了:

  预计召开会议的日期;

  会议预计召开几天;

  打算在什么地方召开会议;

  会议形式或程序是什么;

  需要多大的场地;

  将有多少人到会;

  会议预算是多少;

  打算选用什么级别的酒店和设施;

  打算选用最高级的房间标准是什么;

  谁来制作会议邀请函;

  会议需要向与会者打印相关资料吗?

  会议的发言人有哪些?

  会议需要什么样的视听设备;

  需要食品、饮料的酒会、招待会有几次;

  与会者可以携带家属吗?

  打算为与会者安排一些特别活动吗?打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗?是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗?

简单的说:
主题;
目的;
议程。

从筹备角度考虑:
参会人员的接待、组织、主观参与积极性调动、会务用品的筹备、会议工作人员(服务员、主持人)的准备、主要发言人的事前沟通、宴会(如有)的预定等。

总体来讲要有计划、有步骤、有秩序、有目的、可行、有效果、最好有亮点。

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