为什么接到请柬后要及时回复? 为什么回复越早,效果越好?

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嫁夫娶妻、升迂乔迁、喜得贵子、新店开张……在人们欣逢喜事时,总会大张旗鼓地庆祝一番,并郑重地邀请亲朋好友来分享自己的喜悦。颁奖仪式、奠基仪式、大型晚会……人们举办各种隆重仪典时,会邀请业内人士、社会名流前来参加,显示实力。人们受到别人的这些邀请时,会同时收到一张请柬。请柬表达着主人对受邀者的尊重和热情,也表达着他们的真诚和期待。因此接到请柬后一定要及时回复,以免辜负了主人的苦心,不要因为礼仪上的错误而破坏了自己在对方心目中的良好形象。

回复越早,效果越好

有的请柬是私人举办活动而发出的,有的则来自商务或公务活动。有的人发请柬是为了表达友谊,让你分享他的喜悦,有的人发请柬是为了宣传,使自己的活动更加多彩。无论如何,发帖人在拟定客人名单时,一定是经过再三考虑和筛选的,收到请柬,是我们的荣幸。因此无论请柬的主人与你关系如何,无论请柬的内容是什么,无论参加与否,我们都要尽快回复。发出请柬者通常会有“客人不一定能全部赴约”的准备,拒绝应邀并不算失礼。拒绝参加却不及时回复,则是对邀请者的不敬。

重要的、比较紧急的,应该在3天以内回复,不太重要的,自己又需要安排时间的,最迟也不能超过一周。如果请柬上说明时只需拒绝参加者回复,你要根据自己的决定酌情及时回复。如果收到的请柬上注明了回复的期限,一定要在规定期限内进行回复。

周富新开了一家公司,邀请了众多好友和同行参加他的开业典礼,发出了几十封请柬。周富的同行张凯也收到了请柬,只见请柬上写:“请三日内回复。”张凯和周富的关系一直不错,收到请柬后很高兴,决定参加。但不巧的是收到请柬的这天,张凯忙得团团转,白天收到请柬,他看过后随手放进了抽屉,而后继续加班工作。工作完毕后已经深夜了。第二天,张凯又有新的事情,他马不停蹄地忙碌着,早忘记了请柬的事。周富没等到张凯的回复,心想“是不是前一段时间因为他生意赔本,觉得我发请柬是在笑话他呢?真是小气!算了,不来也罢!”因此周富打消了打电话询问张凯的念头。到了第4天早晨,张凯猛然想起周富的请柬,赶忙翻找,打电话给周富说:“哎呀老周,实在对不起啊,这几天我忙的是四脚朝天啊,下周一开业是吧?我一定去,一定去!”周富虽然嘴上说没事没事,心里却从此看轻了张凯。

一般来说,主人要根据请柬的回复情况来筹备活动,如果你收到请柬后不及时回复,主人就不能恰到好处的进行安排,如果不及时回复的客人很多,主人更是会有太多不必要的麻烦。如果你连注明“请回复”的请帖都不做回答的话,发请帖的主人,大概再也不会欢迎你的访问了。

回复得体,皆大欢喜

形式得体。有时候虽然我们没收到请柬,但同样收到了邀请的信息。回复各种邀请,要看它的形式是怎样的。如果别人口头通知你去参加他的周末晚会,你口头回复即可。如果对方用一张便条代替请柬,你回复对方一张便条即可。如果对方发的是电子邮件,你就回复电子邮件吧。如果对方请人送正式的请柬给你,那么你也要用一张正式的卡片回复对方。如果对方的请柬附带需要回寄的答复卡,那再好不过,按要求回答后回寄即可。总之,我们回复请柬的方式要尽量与对方一致。

措辞得体。收到请柬后,我们要看自己的安排是否与之冲突,是否想去,是否能去。如果要赴约,在请柬要求允许的情况下,自己是否会带同伴,带几人,都要考虑到,一并回复。为保证对方及时收到你的回复,你还要在回复中留下自己最有效的联系方式。

书面回复请柬时,措辞要严谨礼貌,在人称、语气、落款上,至少要不低于请柬措辞的礼貌程度,并且要符合规范。不要忘记一点:在接受请柬的回复中,向对方核实时间和地点,必要的话,请对方告知详细路线。

如果确定了接受请柬所说明的活动邀请,对于活动的性质、内容要做进一步明确,如请柬注明着装要求,或其他具体要求,一定要认真作好充分准备,以示对对方的重视和尊重。

对于没有时间参加或不愿参加的普通酒会、联谊会,以及广告性质的邀请函,我们可以酌情拒绝。但即使拒绝也要礼貌。尤其是对于商务、公务性请柬,千万不要以看朋友、旅游等等私人性事由进行敷衍,这样对方会认为你缺乏真诚合作的精神工作热情。

某大学历史系主任金明,向一位外地名校的教授发出请柬,邀请他参加一个由当地举办的研讨会,该教授对对方所提到的考古问题很感兴趣,恰好自己在相应的时间段没有其他安排,于是就很快答应了。某大学接到回复后,迅速在全校和学术界做了宣传,声明这位教授将来校参加研讨。就在教授发出接受邀请的回复后第三天,他接到一份来自国外的请柬,邀请他出席一次世界级的考古学研究报告会,这次报告会上,将有许多世界著名的考古专家出现。这样的报告会,教授期待已久。思虑再三,教授给国内的大学发出了道歉信,信是这样写的:

尊敬的金明先生:

我郑重向您和全体参加研讨会的成员道歉,由于我近期必须前往国外参加一个重要的专业报告会,这对我国考古研究的发展有着极其重大的意义。因此,我无法按时前往贵校出席研讨会。对此,我深怀歉疚,如蒙不弃,希望下次能参加贵校的此类活动。恭请见谅,谨致谢忱。

金明很理解教授的心情,接受了教授的道歉并及时向公众致歉。

通常,接受请柬后不能失约。如果你接受了一张请柬,但很快又收到一张更重要的请柬,或者突发重大事件,比如正好家中有贵客来访、自己或家人生病、临时有出差任务……预料之外的事情让你无法按时出席。在这种情况下,你要慎重措辞,郑重向你所接受的那份请柬的主人道歉。如果是爽约私人聚会,可以请别人代为送致礼物的方式表达歉意和祝福。



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