我公司刚开通了外贸网站，客户要求我们给他发邀请函，怎麽办？ 急急 国外客户要求开邀请函 请外贸高手前辈指点
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若一旦决定参加某一个展览会，则需尽速开始进行筹备。以下是我们建议展出者不妨从这几方面入手：
1) 展品选择：展品是参展商能直接给观摩者留下印象的最重要因素。据不完全统计，在参观这的记忆因素中，展品具有吸引力可占到 39％的比重，因此，应给予特别的重视。选样三原则： a) 针对性， b) 代表性 ; c) 独特性。
针对性 ---- 是指展品要符合展出的目的，方针，性质和内容。
代表性 ---- 是指展品要体现展出者的高新技术，生产能力及本行业特点。
独特性 ---- 是指展品要有自己的独到之处，以便与其他同类产品相比，明显有别。
2) 展示方法：展品本身在大部分情况下，并不能说明其全部性能，显示全部特征，需要通过借助其他材料或 设备等手段，来加以说明，强调及渲染。要考虑让参观者在现场积极参与，并准备一些小包装样品免费派发。这些都是为了引起参观者的兴趣 ,增加客商们的购买欲。
3) 展台设计：从表面上看，展台设计的任务应着重美观，其实，并非如此简单。主要是展台要能充分反映出参展商的形象，能吸引参观者的注意力。因此，还要注意以舷录傅悖篴 ) 展台设计要与整体的贸易气氛相协调； b) 展台设计是为了衬托展品，不可 喧宾夺主；c) 展台设计需考虑参展商的公众形象，不可过于标新立异； d) 展台设计时，不要忽略展示，会谈，咨询和休息等基本功能。
4) 人员配备：它是展览成功与否的关键所在。展台的人员配备可从四个方面加以考虑：a) 按展览会 的性质选派合适类型或相关部门的人员；b) 根据工作量的大小来决定人员数量；c) 注重人员的基本素质； d) 加强专业知识的培训及产品性能的了解 , 如专业知识、产品性能、演示方法等等。展台人员要结合参展商品的特点，灵活应对。如果大众消费品应着力树立品牌形象，在消费者中形成亲和力；如系新产品，须大力宣传其与众不同之处；产品如具独创性，则应强调其在技术上的突破性。
5.客户邀请。展览会上若能顾客盈门当然求之不得，便有时难免会出现门庭冷落的情况。这就要求参展者除了被动地等客户到，还要有意识地请客户来。可采取直接登门拜访、通过媒体做广告、现场宣传，派发资料等手段，邀请和吸引客户。总之，要未雨绸缪，把工作做在前面
附表： 参观者记忆统计因素
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展品有吸引力 39%
操作演示 25%
展台设计 14%
展台人员表现 10%
散发资料 8%
展出者的名气 4%
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以下是多年来国外参展所积累的专业经验，仅供各位参考：
计划时间表：
（一）12 个月前
1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，选定全年展览计划；
2、与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料；
3、选定场地；（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置）；
4、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划
（二）9个月前
1、设计展览结构；
2、取得展览管理公司的设计批准；
3、选择并准备参展产品；
4、与国外潜在客户及目前顾客联络；
5、制作展览宣传册；
（三）6 个月前
1、以广告或邮件等进行推广活动；
2、确定旅行计划；
3、支付展览场地及其他服务所须预先付款；
4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等、并准备必要和翻译；
5、安排展览期间翻译员；
6、向服务承包商及展览组织单位定购广告促销；
（四）3 个月前
1、继续追踪产品推广活动；
2、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，帖上公司标签，赠送索取样品的客商；
3、将展位结构设计做最后的决定；
4、计划访客回应处理程序；
5、训练参展员工；
6、排定展览期间的约谈；
7、安排展览现场或场外的招待会；
8、购买外汇；
（五）四天前
1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放人公事包；
2、搭乘飞机至目的地；
（六）三天前
1、抵达，饭店登记；
2、视查展览厅及场地；
3、咨询运输商，确定所有运送物品的抵达；
4、指示运输承包商将物品运送至会场；
5、连络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪；
6、与展览组织代表连络，告知通讯方法；
7、访问当地顾客；
（七）两天前
1、确定所有物品运送完成；
2、查看所订设备及所有用品的可得性及功能；
3、布置展位；
4、将所有活动节目做最后的决定；
（八）一天前
1、将摊位架构、设备及用品做最的检查；
2、将促销用品发送直接分配中心；
3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报；
（九）展览期间
1、尽早到会场；
2、于展览第一天即将新闻稿送到会场的记者通讯厅；
3、实地观察后尽早预约明年场地；
4、详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆；
5、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，及时回报总部作出合理答复，一旦应
承，必须按质按期完成，以取得客户合作信心；
6、每日与员工进行简报；
7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便即时处理及回应；
（十）展览结束
1、监督摊位拆除；
2、处理商机；
3、寄出谢卡；
以下是在展览中要注意的:
01，建议主动出击游离在展会现场派发名片、宣传册、光盘，和老外合影留念；
02，印刷比较实用的、大个的、结实的手提袋，方便参展者更方便收纳收集过来的大量资料的同时，也更好的对本企业的公司、品牌、业务进行很好的流动宣传；
03，在展场各大出入口或洗手间旁边免费派送礼品(工艺扇、棋类、书画字画类、气球等)；
04，邀请声乐演奏者或形象代言偶像明星现场助阵；
05，在展台上布置一些别致的时尚壁橱、别致光电光纤树，并在旁边设置好公司或品牌LOGO，吸引更多人在旁边拍照留念，在他们留影的同时也对企业品牌进行了很好的宣传；
06，不要冷落了媒体，不少参展厂家往往会忽视网络及网下媒体的存在，聪明的老板会知道媒体会为你做很多事情，有时甚至不需要投资一分钱就可以收到很好的广告效果，如让媒体在展台拍拍照，采访采访，然后就可以很好的对你的公司、品牌、业务进行很好的推广，一来帮媒体提供了资讯素材来源，二来为自己找到了性价比更高的、更专业的宣传媒式，三来也增加了你展台上的人气和受关注度，势必会吸引其他现场参展的买家前来关注；
07，要打美女帅哥牌，如果不帅不美，至少让人感觉到你展台上的那些人年轻而富于朝气或者对这个行业有专业的把握；
08，要保持良好、正确的心态，试想一个精神状态不佳的守展人很难吸引住访问展台者的更深层次的咨询和关注；展台布置再漂亮，再大，没有好的人文服务和关怀，也只会差之毫厘，谬以千里，一切之前的付诸东流；同时也会通过你这样的展会宣传，给你的公司、品牌、业务带来负责的影响；笑容、耐心、辨别能力、足够的自信；
09，品牌比订单更重要。不要以为参了展，你的业务就会万事大吉，采购商已经收集大量的供应商名片和宣传资料，供应商也收集了大量的供应商名片，你想靠展会拿到太多的订单那可能性是非常小的。因此我们要把品牌的宣传放到更高的位置上去。试想：OSRAM、PHILIP、COOPER LIGHTING、华艺等知名品牌，又何时过于担扰自己的产品销路呢？
10，有很多展览的入场证是用挂绳挂在使用者的脖子上，一些参展商十分巧妙地在这上面做文章，制作印有自己公司标志和名称的挂绳，于现场免费派发给参观者。由于这些挂绳通常都制作精美，所以大部分参观者得到这些挂绳后都很乐意换在自己的入场证上。参观者佩带着这些醒目的挂绳在场内走动，等于许多流动的广告牌在免费为该公司作宣传；
11，更有花心思的参展商制作一些小册子，介绍展会当地的交通、旅游、食宿、风俗等情况，免费派发给展会参观者。由于相当一部分参观者远道而来，参展之余确实想在当地和周围四处走走，这些小册子正好能帮上大忙，因此十分受欢迎，这也间接地使参观者对印制和派发这些小册子的公司产生好感；
12，最常用的办法是准备一些可以一分为二的礼品，把其中之一在展前先随邀请函寄给您想邀请的参观买家，让他们必须到您的展位上才能凑成完整的一份礼品。事实证明这种办法确实能有效地提高参展商对某个展位的访问率。在美国，有一家公司在展览前制作了一大批印有自己公司名字的用于装爆米花的纸袋，随邀请函一起提前寄给该公司的新老客户，说明凭此邀请函可以免费进入该展会参观，而凭纸袋可以在该公司展位上获赠免费的爆米花。这一方法使该公司成为那次展会中有最多参观者的展位，由此有效提高了该公司的知名度；
13，参观商参观那些曾经在展前寄发过邀请函的参展公司，比参观其他公司的展位机会大4倍，可见展前做好宣传十分有效；
14，专业展览管理公司认为参展厂商须在展览前三个月，在专业杂志上刊登至少一篇以上的广告报道，然后将该篇报道的复印本寄给目前及潜在的顾客群，并加附信息，提醒顾客该项产品将于展览会中展出，同时也可附赠由展览会组织者提供的，印有本参展公司名称及摊位号码的展览贵宾卡。同时，现在越来越多的展览会及其赞助合作单位均提供参展厂商的网站连接，参展者可借此提高公司及其网站知名度，或事先约定展览会期间的商业洽谈。参展厂商还可在网页上刊登展览产品图片或主题，甚至更详细的产品资料，借此提高展览会现场辨识度；
15，入世前，好多企业一般只通过专业外贸公司出口。入世后，关税下调，外国市场向中国开放，企业走出国门推销产品渐成气候；
一般的客户不要给人家开邀请函,哪里有一上开就让人开这个的
再说这个也不是那么好办的
自己制作一个就行。格式不一，美观大方，写明内容。
邀请函可不是随便发的啊，还是要问清楚的，以你们公司名义发出去的邀请函要承担责任的。
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