当秘书被领导误认为越级时,秘书应该如何做?
秘书在历史上有很多的称谓,明末清初叫“师爷”。有一个《绍兴师爷》的电视剧,著名演员陈道明饰演的“师爷”总是穿着布料或丝质的长袍站在官员的后面,手里拿一把扇子为”“主人”“运筹帷幄”。大家看古装戏,那些“摇鹅毛扇”者,总是站在或坐在那些当官的侧面,为坐在“主席台”正中央的“官”献计献策。“师爷”也好,“摇鹅毛扇”者也好,都是“官”后面的“僚”,俗称“幕僚”。“幕”指的是舞台上的幕布,“幕僚”是指军政大吏幕府中的参谋、书记之类的僚属。顾名思义,“僚”是在“幕”后面从事工作的。秘书即使是“秘书长”、“办公室主任”也是“僚”,不是“官”,是服务者,不是领导者。
秘书既然是服务者,服务工作就一定要全面周到,但在服务工作中不能超越服务者的界限,糊里糊涂地越“界”跑到领导的位置上。越了“界”就会出问题。
防范越界要注意以下几个方面的情况:
1、避免参谋越界。秘书工作者的主要任务之一是“参谋”。要努力学习,深入调查研究,及时地、准确地对各项关系全局的工作提出参谋意见。决策是领导活动的基本内容,也是领导的主要职责。作为领导的秘书人员,无权对全面工作进行决策。如果你对某项工作有好的计策,可向领导建议,通过领导的决策体现你的计策,千万不要擅自按自己的计策去办,以免超越权限,造成工作上的失误。
2、避免协调越界。秘书人员大量的工作是协调各方面的关系,处理一些十分复杂和棘手的事情。协调方案提出以后,一定要向领导汇报,请领导“决断”,如果秘书擅自“决断”,可能“决”而不能“断”。
3、避免表态越界表态往往是与人的身份相关连的。
领导表态,大家要去执行;下级表态只能代表个人意见。秘书千万不要未经领导授权就进行决定性的表态,指导工作进程。否则会造成喧宾夺主,甚至给工作造成损失,形成表态越界。
4、避免签复问题越界。上级对下级的请示或出现的问题应给予指导和答复。答复时应是领导亲自答复或领导授权答复。秘书人员千万不可擅自答复。否则,就是答复越界。
5、避免场合越界。在一些场合,特别是公开场合,走路、座次都有上下、长幼顺序,如应酬、宴席、照相、迎客、送客等都是如此。秘书人员切记不要张罗过度,显示自己过多,如果压过领导,就是场合越界。领导和客人都会对你产生反感。
6、避免文件处理越界。秘书的大量工作是文件的处理,可以说是天天与文件打交道,天天在处理文件。但要牢记,只能为领导提出对文件的“拟办”意见,不能代领导去“批示处理”文件。中文专业毕业的大学生小路做市局领导的秘书,他十分敬业,为了工作方便索性在办公室的阳台上安了一张钢丝床,睡在办公室从早到晚加班加点,埋头干业务,很快成为市里的“一支笔”和领导的左右手,得到局领导的高度信任。
7、防止越界并不是不努力工作,正确的办法是在本职工作范围内把自己的工作做好,也可以争取领导多交给自己工作或委以重任,这才是积极的办法。
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