跪求word小技巧 求office word 里的常用技巧
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1\uff0e\u5feb\u901f\u5b9a\u4f4d\u5230\u4e0a\u6b21\u7f16\u8f91\u4f4d\u7f6e
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1、Alt键的妙用
1. 按住Alt键(或同时按住鼠标上的两个按钮)再拖动左右(上下)边距，可精确调整其值(在标尺上会显示具体值)。
2. 按住Alt再进行相应操作，还可以精确调整图形、艺术字等“对象”的形状、大小和在文档中的位置等。
3. 按住Alt后单击任意单元格可快速选定单元格所在列。按Alt键后双击表格中任意位置，可快速选定整个表格。
4. 按住Alt后拖动鼠标可以按列选定文本。
5. 按住Alt拖动菜单命令或工具栏上的图标可删除或移动该项到其他位置(同时还按住Ctrl则复制)。
2、双击、右击的妙用
双击大多数对象，将弹出相应的设置对话框，可以快速设置有关项目；选定对象(或将光标置于特定位置)后右击，弹出的快速菜单常会出现工具栏和主菜单中没有的选项。
1. 双击横标尺上的空白灰色区域或竖标尺上任意位置，会弹出“页面设置”对话框。
2. 双击标尺上栏间距区域，会弹出“分栏”对话框。
3. 双击标尺上任何一个制表位，会弹出“制表位”对话框。
4. 双击工具栏两侧空白处会弹出“自定义”对话框。如双击上下边线则工具栏会变为浮动工具栏。打开“自定义”对话框后右击菜单命令或工具按钮可修改它的样式。
5. 选定要复制的格式，再双击格式刷，可将选定格式多次复制到其他位置。
6. 快速拆分窗口：将鼠标指针移动到垂直滚动条顶端上的拆分条上，变成双向箭头后双击或拖动可拆分窗口。
7. 状态栏中的双击：双击状态栏的前两个框中任意位置可快速打开“查找和替换”对话框。双击“录制”则弹出“录制宏”对话框，双击“修订”、“扩展”、“改写”、书形图标则分别进入修订文档、扩展选定、改写、进行拼写与语法状态。
8. 在“文件”的“打开”对话框中，选定文件名后右击，选择“打印”可不打开文件而快速打印Word文档。
9. 选定多边形后右击，选择弹出菜单中的“编辑顶点”，按Ctrl不放，单击连线可增加顶点，单击顶点则删除该顶点。
鼠标指针移到连线或顶点上右击还会出现许多选项。
3、关于段落、排版
1. 无法调整行间距，字间距：检查“页面设置”中的“字符数/行数”选项，设置为“使用默认字符数”，在“段落”对话框中就可调整行间距。
2. 设置特大字体：字体列表中的最大字体只有72磅。单击字体按钮后再键入你想要的磅数(最大为1638磅)，再按回车，可得到更大的字体。
3. “三色一无”的妙用：正文或图形等对象如果设为“白色”、“无线条色”、“无填充色”或“无边框”往往有特殊的作用：代替空格、隐藏、辅助排版(分栏、添加文字等)。
4. 格式刷的妙用：碰没碰过怎么也无法改变一些文字格式(或者改不成和其他内容相同的格式)的现象？用格式刷试试，往往奏效。
5. 查看字体、段落格式：按下Shift+F1组合键后，单击段落中任意文本，可查看该文本正在使用的字体、段落格式。
6. 撤消“自动更正”等自动功能：用“撤消”(Ctrl+z)来即时撤消由“自动更正”等产生的意外结果(撤消自动功能替你完成的那一步操作)效果奇佳。
7. 快速替换Normail.dot模板：在“另存为”对话框的文件列表中找到文件~$Normao.dot(前缀为“~$”的临时文件)，将已打开编辑好的模板保存为该文件，重新启动Word即可。用此法也可替换其他正在使用的文件。
8. 无法调整“页面设置”中的项目：在更改纸张大小、方向时有时会出现错误提示而无法修改的现象，这多半是因为有些段落的栏宽太窄或左右边距太小造成的。打开“分栏”对话框后复选“栏宽相等”再进行其他设置即可。
9. 段落边框：选定多个段落后才能设置内部边框；可以拖动缩进标记调整外部边框的大小，还可以直接拖动边框线修改外部边框的位置。
4、关于快捷键、菜单、工具栏
1. 在主菜单上添加命令或工具按钮：使用800×600像素以上的分辨率，主菜单右边有很多空位置，把最常用的命令或图标放在上面，好处多多！
2.快速自定义快捷键：按下“Ctrl+Alt+Num”组合键后，鼠标指针会变为花朵形，再执行要定义快捷的键盘或鼠标操作后，就会弹出“自定义键盘”对话框让你指定快捷键。
3. 漂移下拉菜单：单击工具栏中“字体颜色”、“填充色”、“外围边框”等图标右侧的下拉按钮后，再拖动弹出列表的标题条到窗口中，可使该菜单漂移。
5、关于图形(剪贴画、图片文件、自选图形)
1. 图形等“对象”的上下叠放：插入文档的对象要和正文重叠，必须先设置图片格式中“文字环绕”为“无环绕”(此时图片浮于文字上方)，“叠放层次”设为“置于文字下方”就可将图片叠放在文字下面，形成“背景”或“水印”。
2. 编辑环绕顶点：单击“图片”工具栏上“文字环绕”中的“编辑环绕顶点”，图片周围会出现许多顶点，拖动它们可以调整文字环境位置，按住Ctrl键再单击顶点间连线(顶点)可以增加(或删除)顶点。
3. 图形裁剪后的恢复：可以用“图片”工具栏中的“裁剪”工具逆向拖动来恢复被裁剪掉的部分。
4. 旋转、编辑：插入文档中“剪贴画”，如果你先“取消组合”，再“组合”，就可整体旋转了。“取消组合”还可以修改各组成部分(以文件方式插入的剪贴画可双击后编辑)。
5. 图片的再现：插入文档的图片，有时在改变显示比例等操作时会不翼而飞，此时，单击“绘图”工具栏上的“选定”按钮，丢失的图片就无处藏身。
6. 图片或其他对象的“选定“：当图片等置于文字下或其他对象下时，有时再也不能用鼠标选定。只要单击“绘图”中的“选定”图标后，再移到对象上，就能单击“或划框”选定(选定一个后再按Tab可切换选定不同层次)。
7. 移动或复制对象：按住Shift后再拖动可按垂直或水平方向移动(同时还按Ctrl则复制)图形等对象到新位置。
6、自动加密Word文档
随着办公自动化的普及，用Word的人越来越多，我作为一家公司的文员，更离不开Word。公司为了保守商业机密，规定所有的Word文档必须加密，每次在Word菜单“工具”→“选项”的“保存”页中给文档加密不仅麻烦，而且密码常常被遗忘。为了省事，我用自动宏给Word做了一个通用密码，只要新建一个Word文档它就会自动进行加密工作，很方便！
先录制一个新的宏。运行Word，在它的菜单中依次选择“工具”→“宏”→“录制新宏”。
这时弹出一个“录制宏”对话框，我们在“宏名”中输入“Autonew”，在“将宏保存在”中选择“所有文档（Normal.dot）”，然后点击“确定”按钮。
选择Word菜单的“工具”→“选项”，在“选项”对话框中选择“保存”页，然后在“打开权限密码”中输入自己定义的通用密码，比如“4rt84f”等，当输入完毕后单击“确定”按钮，
这时会弹出一个“确认密码”的对话框，我们只需再次键入密码就行了，然后单击“确定”按钮。
在Word菜单中依次选择“工具”→“宏”→“停止录制”。
选择Word菜单的“文件”→“退出”，关闭Word，这样宏的录制工作就完成了。
使用自动加密的Word文档。以后使用Word时，只需点击“新建空白文档”按钮（注：运行Word后Word自动新建的那个空文档没有被加密，只有手工新建的文档才会自动加密），就可如往常一样工作，根本感觉不出它有什么特殊的地方。
验证加密效果。当我们完成工作后，照常保存并关闭文档，你同样感觉不到它有什么特殊之处，但如有人想打开这个文档，便会发现必须输入密码才行！
7、巧用“稿纸”格式
在Word2000中，用户可以利用“稿纸向导”生成稿纸格式的文档。可是，如何生成“小字本”格式的文档呢？问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。Word2000提供的稿纸格式是用绘图工具绘制并插入“页眉”中得到的，因此利用“稿纸”格式也要从这一点下手：
①左击“文件/新建”选单项，选择“稿纸向导”，生成20×20的稿纸文档；
②左击“视图/页眉和页脚”选单项；
③左击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮；
④右击“稿纸”，选择“组合/取消组合”命令；
⑤拖动方格列，排成31×20的“小字本”格式；
⑥左击“文件/页面设置”，选择“文档网格”卡；
⑦将每页行数设置为31后确定；
⑧关闭“页眉/页脚”即可。
8、妙用Word中的自动图文集输入个人信息
在使用Word工作、学习过程中，经常要重复的输入自己的个人信息。如：姓名、单位、家庭（学校）地址、电话、电子信箱、QQ号码……对于这样重复的劳动你是不是早就厌烦了？其实有许多办法可以解决这个问题的，比方说使用Word中的“自动图文集”就可以轻松地解决这个问题，帮助您快速地完成这些重复性地操作。
“自动图文集”的使用步骤如下：
①首首先选择需要存储在自动图文集中的文字（可以包括图片、段落格式等，哈，在个人签名中加入个漂亮的图片可真的很不错）。比方说我选定地就是以下文字：
姓名：蔬菜
家庭地址：中国
电话：1234567
电子信箱：[email protected]
QQ号码：88888888
②单击菜单项“插入”→“自动图文集”→“新建”。在弹出的创建“自动图文集”对话框中，输入“自动图文集”的名字，如你的名字。在本例中假设你输入的是“个人信息”。
③现在，请你在Word中键入“个人信息”。刚一输入完毕就会弹出一个浅黄色提示框，此时按F3键，预定义的图文格式就会自动输出在光标所在位置。如果不需要该定义的格式，继续键入其他内容即可跳过。在你新建了“个人信息”这个“自动图文集”之后，它会出现在“插入”菜单中的“自动图文集”→“正文”中，通过点击该菜单也可以输出您自定义的图文格式。
9、Word的压缩功能
如果你有一台电脑而没有打印机，你一定希望在Word中编辑的文档所占的空间比较小，这样就可以直接将一个文档拷贝到软盘上，再到有打印机的电脑上打印。一般来说，如果Word文档中没有图片，那么一张软盘足可以容纳下一个文档。当文档中有图片的时候，这时文档所占的空间就比较大，有时一张软盘装不下。
这种情况通常有两种解决办法。一是通过压缩软件将文档压缩，将压缩后的文档拷贝到一张软盘上，再到其它的电脑上解压。二是将一个文档分为几个小文档，将它们分别拷贝到几张软盘上，再到其它的电脑上合并。我想，这两种办法都是非常不方便的。笔者经过实践，发现Word本身对于含有图片的文档，有效果极佳的“压缩”功能。当然，这不同于真正的压缩，只是笔者对这种功能的命名。“压缩”方法非常简单，步骤如下：
第一、不要通过剪贴板将图片直接粘贴到文档中。如果需要剪贴板里面的图片，应通过Windows的“画笔”，将其存为一个文档。
第二、再将这些图片文档直接插入到文档的相应位置。
第三、选择Word“编辑”下的“全选”项，选择该图片，再选择“编辑”下的“复制”项。
第四、重新建立一个新文档，选择“编辑”下的“粘贴”项，将图片粘贴到新文档中。
至此，读者可以发现，通过剪贴板将图片直接拷贝所建立的文档，与通过插入图片文档所建立的文档相比，后者所占的空间小得多。再将后者通过第三、第四步处理得到的文档与未处理者相比，所占的空间又有明显地减小。
10、WORD打印到文件的应用
WORD文件打印时，在打印参数设置窗口中有一个选项，叫打印到文件。如果用鼠标点一下使其选中，再点确定进行打印，将弹出一个文件保存窗口，让用 户选择WORD打印文件的保存位置，再确定，WORD的内容将输出到一个打印文件中，默认的文件扩展名是 .prn。
那么什么情况下需要使用这个功能，又如何使用这个功能呢？
一、 为什么要使用WORD打印文件？
1.普通WORD文件的打印必须要相应版本的WORD的支持，而打印文件不须要WORD的支持，甚至不须要汉字操作系统的支持，这就为WORD文件的异地打印提供了便利。你只要知道异地打印机的型号，就可以将保存的打印文件传递过去打印，而不必担心是否有相应的操作系统，是否有WORD以及是什么版本。
2.在进行文件传送时，为考虑系统和编辑器的兼容性，常使用文本格式，但文本格式损失了全部的文字格式信息，不能处理图片信息。而打印文件则克服了这个缺点，其中包含了打印控制、文字、图片等全部相关信息。
3.prn 文件具有较小的体积，为文件交换提供便利。
二、生成打印文件
打印操作与正常打印完全相同，在设置打印参数时要将“打印到文件”复选框选上，在弹出的窗口中填好打印文件保存的位置和文件名，确定即可(如图)。
三、打印文件的使用
使用打印文件需要先转换到MSDOS方式下，然后用COPY命令将打印文件发送到打印机，命令格式如下：
copy 文件名 prn ／b
命令共四个部分，其中prn 指将输出设备指定为打印机；
／b 指以二进制方式输出，如无此参数，图片等信息可能无法正确打印。
四、需要注意的几个问题
1.WORD打印文件生成以后，就不能再用WORD等编辑工具打开和编辑了，只能直接发送到打印机。
2.打印时，打印机必须先打开，并连机。
3.生成WORD打印文件时，必须考虑用什么打印机打印这个文件，打印机的选择可在打印参数设置窗口的打印机名称下拉框中选择。选择不同的打印机，生成的打印文件是不同的，如果选用其它打印机,可能打印不出正确的文字格式及图片。
4.打印文件的打印质量和打印参数的各项设置有关。
先介绍点给你：
1、Alt键的妙用
1. 按住Alt键(或同时按住鼠标上的两个按钮)再拖动左右(上下)边距，可精确调整其值(在标尺上会显示具体值)。
2. 按住Alt再进行相应操作，还可以精确调整图形、艺术字等“对象”的形状、大小和在文档中的位置等。
3. 按住Alt后单击任意单元格可快速选定单元格所在列。按Alt键后双击表格中任意位置，可快速选定整个表格。
4. 按住Alt后拖动鼠标可以按列选定文本。
5. 按住Alt拖动菜单命令或工具栏上的图标可删除或移动该项到其他位置(同时还按住Ctrl则复制)。
2、双击、右击的妙用
双击大多数对象，将弹出相应的设置对话框，可以快速设置有关项目；选定对象(或将光标置于特定位置)后右击，弹出的快速菜单常会出现工具栏和主菜单中没有的选项。
1. 双击横标尺上的空白灰色区域或竖标尺上任意位置，会弹出“页面设置”对话框。
2. 双击标尺上栏间距区域，会弹出“分栏”对话框。
3. 双击标尺上任何一个制表位，会弹出“制表位”对话框。
4. 双击工具栏两侧空白处会弹出“自定义”对话框。如双击上下边线则工具栏会变为浮动工具栏。打开“自定义”对话框后右击菜单命令或工具按钮可修改它的样式。
5. 选定要复制的格式，再双击格式刷，可将选定格式多次复制到其他位置。
6. 快速拆分窗口：将鼠标指针移动到垂直滚动条顶端上的拆分条上，变成双向箭头后双击或拖动可拆分窗口。
7. 状态栏中的双击：双击状态栏的前两个框中任意位置可快速打开“查找和替换”对话框。双击“录制”则弹出“录制宏”对话框，双击“修订”、“扩展”、“改写”、书形图标则分别进入修订文档、扩展选定、改写、进行拼写与语法状态。
8. 在“文件”的“打开”对话框中，选定文件名后右击，选择“打印”可不打开文件而快速打印Word文档。
9. 选定多边形后右击，选择弹出菜单中的“编辑顶点”，按Ctrl不放，单击连线可增加顶点，单击顶点则删除该顶点。
鼠标指针移到连线或顶点上右击还会出现许多选项。
3、关于段落、排版
1. 无法调整行间距，字间距：检查“页面设置”中的“字符数/行数”选项，设置为“使用默认字符数”，在“段落”对话框中就可调整行间距。
2. 设置特大字体：字体列表中的最大字体只有72磅。单击字体按钮后再键入你想要的磅数(最大为1638磅)，再按回车，可得到更大的字体。
3. “三色一无”的妙用：正文或图形等对象如果设为“白色”、“无线条色”、“无填充色”或“无边框”往往有特殊的作用：代替空格、隐藏、辅助排版(分栏、添加文字等)。
4. 格式刷的妙用：碰没碰过怎么也无法改变一些文字格式(或者改不成和其他内容相同的格式)的现象？用格式刷试试，往往奏效。
5. 查看字体、段落格式：按下Shift+F1组合键后，单击段落中任意文本，可查看该文本正在使用的字体、段落格式。
6. 撤消“自动更正”等自动功能：用“撤消”(Ctrl+z)来即时撤消由“自动更正”等产生的意外结果(撤消自动功能替你完成的那一步操作)效果奇佳。
7. 快速替换Normail.dot模板：在“另存为”对话框的文件列表中找到文件~$Normao.dot(前缀为“~$”的临时文件)，将已打开编辑好的模板保存为该文件，重新启动Word即可。用此法也可替换其他正在使用的文件。
8. 无法调整“页面设置”中的项目：在更改纸张大小、方向时有时会出现错误提示而无法修改的现象，这多半是因为有些段落的栏宽太窄或左右边距太小造成的。打开“分栏”对话框后复选“栏宽相等”再进行其他设置即可。
9. 段落边框：选定多个段落后才能设置内部边框；可以拖动缩进标记调整外部边框的大小，还可以直接拖动边框线修改外部边框的位置。
4、关于快捷键、菜单、工具栏
1. 在主菜单上添加命令或工具按钮：使用800×600像素以上的分辨率，主菜单右边有很多空位置，把最常用的命令或图标放在上面，好处多多！
2.快速自定义快捷键：按下“Ctrl+Alt+Num”组合键后，鼠标指针会变为花朵形，再执行要定义快捷的键盘或鼠标操作后，就会弹出“自定义键盘”对话框让你指定快捷键。
3. 漂移下拉菜单：单击工具栏中“字体颜色”、“填充色”、“外围边框”等图标右侧的下拉按钮后，再拖动弹出列表的标题条到窗口中，可使该菜单漂移。
5、关于图形(剪贴画、图片文件、自选图形)
1. 图形等“对象”的上下叠放：插入文档的对象要和正文重叠，必须先设置图片格式中“文字环绕”为“无环绕”(此时图片浮于文字上方)，“叠放层次”设为“置于文字下方”就可将图片叠放在文字下面，形成“背景”或“水印”。
2. 编辑环绕顶点：单击“图片”工具栏上“文字环绕”中的“编辑环绕顶点”，图片周围会出现许多顶点，拖动它们可以调整文字环境位置，按住Ctrl键再单击顶点间连线(顶点)可以增加(或删除)顶点。
3. 图形裁剪后的恢复：可以用“图片”工具栏中的“裁剪”工具逆向拖动来恢复被裁剪掉的部分。
4. 旋转、编辑：插入文档中“剪贴画”，如果你先“取消组合”，再“组合”，就可整体旋转了。“取消组合”还可以修改各组成部分(以文件方式插入的剪贴画可双击后编辑)。
5. 图片的再现：插入文档的图片，有时在改变显示比例等操作时会不翼而飞，此时，单击“绘图”工具栏上的“选定”按钮，丢失的图片就无处藏身。
6. 图片或其他对象的“选定“：当图片等置于文字下或其他对象下时，有时再也不能用鼠标选定。只要单击“绘图”中的“选定”图标后，再移到对象上，就能单击“或划框”选定(选定一个后再按Tab可切换选定不同层次)。
7. 移动或复制对象：按住Shift后再拖动可按垂直或水平方向移动(同时还按Ctrl则复制)图形等对象到新位置。
6、自动加密Word文档
随着办公自动化的普及，用Word的人越来越多，我作为一家公司的文员，更离不开Word。公司为了保守商业机密，规定所有的Word文档必须加密，每次在Word菜单“工具”→“选项”的“保存”页中给文档加密不仅麻烦，而且密码常常被遗忘。为了省事，我用自动宏给Word做了一个通用密码，只要新建一个Word文档它就会自动进行加密工作，很方便！
先录制一个新的宏。运行Word，在它的菜单中依次选择“工具”→“宏”→“录制新宏”。
这时弹出一个“录制宏”对话框，我们在“宏名”中输入“Autonew”，在“将宏保存在”中选择“所有文档（Normal.dot）”，然后点击“确定”按钮。
选择Word菜单的“工具”→“选项”，在“选项”对话框中选择“保存”页，然后在“打开权限密码”中输入自己定义的通用密码，比如“4rt84f”等，当输入完毕后单击“确定”按钮，
这时会弹出一个“确认密码”的对话框，我们只需再次键入密码就行了，然后单击“确定”按钮。
在Word菜单中依次选择“工具”→“宏”→“停止录制”。
选择Word菜单的“文件”→“退出”，关闭Word，这样宏的录制工作就完成了。
使用自动加密的Word文档。以后使用Word时，只需点击“新建空白文档”按钮（注：运行Word后Word自动新建的那个空文档没有被加密，只有手工新建的文档才会自动加密），就可如往常一样工作，根本感觉不出它有什么特殊的地方。
验证加密效果。当我们完成工作后，照常保存并关闭文档，你同样感觉不到它有什么特殊之处，但如有人想打开这个文档，便会发现必须输入密码才行！
7、巧用“稿纸”格式
在Word2000中，用户可以利用“稿纸向导”生成稿纸格式的文档。可是，如何生成“小字本”格式的文档呢？问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。Word2000提供的稿纸格式是用绘图工具绘制并插入“页眉”中得到的，因此利用“稿纸”格式也要从这一点下手：
①左击“文件/新建”选单项，选择“稿纸向导”，生成20×20的稿纸文档；
②左击“视图/页眉和页脚”选单项；
③左击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮；
④右击“稿纸”，选择“组合/取消组合”命令；
⑤拖动方格列，排成31×20的“小字本”格式；
⑥左击“文件/页面设置”，选择“文档网格”卡；
⑦将每页行数设置为31后确定；
⑧关闭“页眉/页脚”即可。
8、妙用Word中的自动图文集输入个人信息
在使用Word工作、学习过程中，经常要重复的输入自己的个人信息。如：姓名、单位、家庭（学校）地址、电话、电子信箱、QQ号码……对于这样重复的劳动你是不是早就厌烦了？其实有许多办法可以解决这个问题的，比方说使用Word中的“自动图文集”就可以轻松地解决这个问题，帮助您快速地完成这些重复性地操作。
“自动图文集”的使用步骤如下：
①首首先选择需要存储在自动图文集中的文字（可以包括图片、段落格式等，哈，在个人签名中加入个漂亮的图片可真的很不错）。比方说我选定地就是以下文字：
姓名：蔬菜
家庭地址：中国
电话：1234567
电子信箱：[email protected]
QQ号码：88888888
②单击菜单项“插入”→“自动图文集”→“新建”。在弹出的创建“自动图文集”对话框中，输入“自动图文集”的名字，如你的名字。在本例中假设你输入的是“个人信息”。
③现在，请你在Word中键入“个人信息”。刚一输入完毕就会弹出一个浅黄色提示框，此时按F3键，预定义的图文格式就会自动输出在光标所在位置。如果不需要该定义的格式，继续键入其他内容即可跳过。在你新建了“个人信息”这个“自动图文集”之后，它会出现在“插入”菜单中的“自动图文集”→“正文”中，通过点击该菜单也可以输出您自定义的图文格式。
9、Word的压缩功能
如果你有一台电脑而没有打印机，你一定希望在Word中编辑的文档所占的空间比较小，这样就可以直接将一个文档拷贝到软盘上，再到有打印机的电脑上打印。一般来说，如果Word文档中没有图片，那么一张软盘足可以容纳下一个文档。当文档中有图片的时候，这时文档所占的空间就比较大，有时一张软盘装不下。
这种情况通常有两种解决办法。一是通过压缩软件将文档压缩，将压缩后的文档拷贝到一张软盘上，再到其它的电脑上解压。二是将一个文档分为几个小文档，将它们分别拷贝到几张软盘上，再到其它的电脑上合并。我想，这两种办法都是非常不方便的。笔者经过实践，发现Word本身对于含有图片的文档，有效果极佳的“压缩”功能。当然，这不同于真正的压缩，只是笔者对这种功能的命名。“压缩”方法非常简单，步骤如下：
第一、不要通过剪贴板将图片直接粘贴到文档中。如果需要剪贴板里面的图片，应通过Windows的“画笔”，将其存为一个文档。
第二、再将这些图片文档直接插入到文档的相应位置。
第三、选择Word“编辑”下的“全选”项，选择该图片，再选择“编辑”下的“复制”项。
第四、重新建立一个新文档，选择“编辑”下的“粘贴”项，将图片粘贴到新文档中。
至此，读者可以发现，通过剪贴板将图片直接拷贝所建立的文档，与通过插入图片文档所建立的文档相比，后者所占的空间小得多。再将后者通过第三、第四步处理得到的文档与未处理者相比，所占的空间又有明显地减小。
10、WORD打印到文件的应用
WORD文件打印时，在打印参数设置窗口中有一个选项，叫打印到文件。如果用鼠标点一下使其选中，再点确定进行打印，将弹出一个文件保存窗口，让用 户选择WORD打印文件的保存位置，再确定，WORD的内容将输出到一个打印文件中，默认的文件扩展名是 .prn。
那么什么情况下需要使用这个功能，又如何使用这个功能呢？
一、 为什么要使用WORD打印文件？
1.普通WORD文件的打印必须要相应版本的WORD的支持，而打印文件不须要WORD的支持，甚至不须要汉字操作系统的支持，这就为WORD文件的异地打印提供了便利。你只要知道异地打印机的型号，就可以将保存的打印文件传递过去打印，而不必担心是否有相应的操作系统，是否有WORD以及是什么版本。
2.在进行文件传送时，为考虑系统和编辑器的兼容性，常使用文本格式，但文本格式损失了全部的文字格式信息，不能处理图片信息。而打印文件则克服了这个缺点，其中包含了打印控制、文字、图片等全部相关信息。
3.prn 文件具有较小的体积，为文件交换提供便利。
二、生成打印文件
打印操作与正常打印完全相同，在设置打印参数时要将“打印到文件”复选框选上，在弹出的窗口中填好打印文件保存的位置和文件名，确定即可(如图)。
三、打印文件的使用
使用打印文件需要先转换到MSDOS方式下，然后用COPY命令将打印文件发送到打印机，命令格式如下：
copy 文件名 prn ／b
命令共四个部分，其中prn 指将输出设备指定为打印机；
／b 指以二进制方式输出，如无此参数，图片等信息可能无法正确打印。
四、需要注意的几个问题
1.WORD打印文件生成以后，就不能再用WORD等编辑工具打开和编辑了，只能直接发送到打印机。
2.打印时，打印机必须先打开，并连机。
3.生成WORD打印文件时，必须考虑用什么打印机打印这个文件，打印机的选择可在打印参数设置窗口的打印机名称下拉框中选择。选择不同的打印机，生成的打印文件是不同的，如果选用其它打印机,可能打印不出正确的文字格式及图片。
4.打印文件的打印质量和打印参数的各项设置有关。
如还需要请给我留言，最好说出的具体点儿，我再给你。
Excel 技巧 53例
Excel 技巧 53例 （不知道论坛以前是否有朋友发过类似的帖子，只是在学这些内容对初学者有很大的帮助，所以拿来给大家共享）
（一）
1、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？
例如：在单位的人事资料，在excel中输入后，由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数13，如果一个一个改的话实在太麻烦了，那么我们可以用下面的办法，省时又省力：
1）假设证书号在A列，在A列后点击鼠标右键，插入一列，为B列 ；
2）在B2单元格写入： ="13" & A2 后回车；
3）看到结果为 13xxxxxxxxxxxxx 了吗？鼠标放到B2位置，单元格的下方不是有一个小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就全部都改好了。
若是在原证书号后面加13 则在B2单元格中写入：=A2 & “13” 后回车。
2、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？
打开“工具”，选“选项”，再选“常规”，在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。若不在菜单中显示最近使用的文件名，则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。
3、在EXCEL中输入如“1-1”、“1-2”之类的格式后它即变成1月1日，1月2日等日期形式，怎么办？
这是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的“格式”菜单，选“单元格”，再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。
4、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件？
点击“工具”菜单“自动保存”项，设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项，那么执行“工具”菜单下“加载宏...”选上“自动保存”，“确定”。然后进行设置即可。
5、用Excel做多页的表格时，怎样像Word的表格那样做一个标题，即每页的第一行（或几行）是一样的。但是不是用页眉来完成？
在EXCEL的文件菜单－页面设置－工作表－打印标题；可进行顶端或左端标题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即可。这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。
6、在Excel中如何设置加权平均？
加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。
7、如果在一个Excel文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？
把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话，Excel自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.......”），然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了，不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。
8、EXCEL中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决？
如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话，那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开，如在“总分”与“排名”之间空开一列，为了不影响显示美观，可将这一空的列字段设为隐藏，这样在调整表格（数据清单）的内容时就不会影响序号了。
9、用Excel2000做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、岗位工资.......)，想输出成工资条的形式。怎么做？
这个问题应该这样解决：先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条的高度即可。
使用自定义方式重装了一遍中文office97，Excel的打印纸选项中只有A4一种，怎么办？
随便安装一个打印机驱动程序就可以了。
10、在Excel中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号，无论怎样设置选项都无济于事，该怎么办？
这是一个比较特殊的问题，我曾为此花了十几个小时的时间，但说白了很简单。在Windows的控制面板中，点击“区域设置”图标，在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文（中国）”，在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”（未改前是“，”），按“确定”按钮结束。这样再打开Excel就一切都正常了。
11、如何快速选取特定区域？
使用F5键可以快速选取特定区域。例如，要选取A2：A1000，最简便的方法是按F5键，出现“定位”窗口，在“引用”栏内输入需选取的区域A2：A1000。
12、如何快速返回选中区域？
按Ctr+BacksPae（即退格键）。
13、如何快速定位到单元格？
方法一：按F5键，出现“定位”对话框，在引用栏中输入欲跳到的单元格地址，单市“确定”按钮即可。
方法二：单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址即可。
14、“Ctrl＋*”的特殊功用？
一般来说，当处理一个工作表中有很多数据的表格时，通过选定表格中某个单元格，然后按下 Ctrl＋* 键可选定整个表格。Ctfl＋* 选定的区域是这样决定的：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。
15．如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格？
有时，需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，或填入与其他单元格不同的颜色，以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据。以下方法可以帮助快速选取所有包含公式的单元格：选择“编辑”＼“定位”，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“公式”项，按“确定”按钮即可。
16、如何在不同单元格中快速输入同一数内容？
选定单元格区域，输入值，然后按 Ctrl＋ Ener键，即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。
17、只记得函数的名称，但记不清函数的参数了，怎么办？
如果你知道所要使用函数的名字，但又记不清它的所有参数格式，那么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。
具体方法是：在编辑栏中输入一个等号其后接函数名，然后按 Ctr＋ A键，Excel则自动进入“函数指南——步骤 2之2”。当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，上述方法显得特别有用。
18、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置？
按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。具体方法是：
选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头（空心箭头），然后按住鼠标左键进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变为垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置。
19、如何让屏幕上的工作空间变大？
可以将不用的工具栏隐藏，也可以极大化Excel窗口，或者在“视图”菜单中选择“全屏显示”命令。
20、如何使用快显菜单？
快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。
（二）
21、如何使用快显菜单？
快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。
22、如何防止Excel自动打开太多文件？
当Excel启动时，它会自动打开Xlstart目录下的所有文件。当该目录下的文件过多时，Excel加载太多文件不但费时而且还有可能出错。解决方法是将不该位于Xlstart目录下的文件移走。另外，还要防止EXcel打开替补启动目录下的文件：选择“工具”＼“选项”＼“普通”，将“替补启动目录”一栏中的所有内容删除。
23、如何去掉网格线？
1）除去编辑窗口中的表格线，单击“工具”菜单中的“选项”，再选中“视图”，找到“网格线”，使之失效；
2）除去打印时的未定义表格线
有时会出现这样的情况：你在编辑时未定义的表格线（在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线），一般情况下在打印时是不会打印出来的，可有时却偏偏不听使唤给打印出来了，特别是一些所谓的“电脑”VCD中编辑的Excel表格更是这样。要除去这些表格线，只要在单击“文件”、“页面设置”、“工作表”菜单，点击一下“网格线”左边的选择框，取消选择“网格线”就行了。
24、如何快速格式化报表？
为了制作出美观的报表，需要对报表进行格式化。有快捷方法，即自动套用Excel预设的表格样式。方法是：
选定操作区域，选取“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，在格式列表框中选取一款你满意的格式样式，按“确定”按钮即可。要注意的是，格式列表框下面有包括“数字”、“边框线”、“字体”等6个“应用格式种类”选项，若某项前面的“x”不出现，则在套用表格样式时就不会用该项。
25、如何快速地复制单元格的格式？
要将某一格式化操作复制到另一部分数据上，可使用“格式刷”按钮。选择含有所需源格式的单元格，单击工具条上的“格式刷”按钮，此时鼠标变成了刷子形状，然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。
26、如何为表格添加斜线？
一般我们习惯表格上有斜线，而工作表本身并没有提供该功能。其实，我们可以使用绘图工具来实现：
单击“绘图”按钮，选取“直线”，鼠标变成十字型．将其移至要添加斜线的开始位置，按住鼠标左键拖动至终止位置，释放鼠标，斜线就画出来了。另外，使用“文字框”按钮可以方便地在斜线上下方添加文字，但文字周围有边框，要想取消它，可选中文字框，调出快显菜单，选择“对象格式”＼“图案”，选择“无边框”项即可。
27、如何快速地将数字作为文本输入？
在输入数字前加一个单引号“”’，可以强制地将数字作为文本输入。
28、如何定义自己的函数？
用户在Excel中可以自定义函数。切换至 Visual Basic模块，或插入一页新的模块表（Module），在出现的空白程序窗口中键入自定义函数VBA程序，按Enter确认后完成编
写工作，Excel将自动检查其正确性。此后，在同一工作薄内，你就可以与使用Exed内部函数一样在工作表中使用自定义函数，如：
1、修改Word文档的默认保存路径
一般来说，Word文件默认的保存路径是C:\My Documents文件夹，修改其默认保存路径，可以执行主菜单“工具/选项”命令，在“选项”对话框中切换到“文件位置”选项卡，在“文件类型”选项卡中选中“文档”，然后单击“更改”按钮，并将其指定为自己所要保存的路径就可以了。
2、去掉Word页眉下面的那条横线
去掉Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法。一是可以将横线颜色设置成“白色”；二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”；第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它；最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。
3、将光标快速返回到Word文档的上次编辑点
按下“Shift+F5”组合键，就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置，当再次按下“Shift+F5”组合键时，插入点会返回当前的编辑位置。如果是在打开文档之后立刻按下“Shift+F5”组合键，可以将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。
4、Word中取消文本录入过程中的自动编号
可执行菜单“工具/自动更正”命令，在打开的“自动更正”对话框中，切换到“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框中的复选标志，然后单击“确定”按钮完成即可。
5、在Word中设置上下标注
首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+“+”就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按Ctrl+“+”可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。
6、Word中光标快速返回到上次编辑点
按下“Shift+F5”组合键，就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置，当再次按下“Shift+F5”组合键时，插入点会返回当前的编辑位置。如果是在打开文档之后立刻按下“Shift+F5”组合键，可以将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。
7、Word中方便快捷选择字体号
为了达到快速选择字体的目的，将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。首先在中文Word2000菜单中选择“工具栏选项中的“自定义命令，进入“自定义编辑“界面，然后在“自定义编辑“界面中选择命令卡，并移动光标条到类别栏中的“字体项“，在“字体项“ 有字体，此时就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上，直到将需要的字体都设置到工具栏中。
文件菜单设置：1、打开需要加密的W o rd文档。2、选“文件”的“另存为”，出现“另存为”对话框，在“工具”中选“常规选项”，出现“保存”选项卡。3、分别在“打开权限密码”和“修改权限密码”中输入密码（这两种密码可以相同也可以不同）。4、再次确认“打开权限密码”和“修改权限密码”。按“确定”退出“保存”选项卡。5、文件存盘。
由工具菜单设置：1、打开需要加密的W o rd文档。2、选“工具”菜单的“选项”命令，出现“选项对话框”。3、在“选项”对话框中选“保存”选项卡。4、分别在“打开权限密码”和“修改权限密码”中输入密码，点“确定”退出。5、将文件保存。
介绍三则Word小技巧：表格自动填充、巧输星期和带圈字符……
表格自动填充
在Word表格里选中要填入相同内容的单元格，单击“格式→项目符号和编号”，进入“编号”选项卡，选择除“无”之外的任意格式框，点击“自定义”按钮，在“自定义编号列表”窗口中的“编号格式”栏内输入需填充的内容，在“编号样式”栏内选择“无”，依次单击“确定”退出后就可以看到该内容已经自动填到各单元格中去了。
Word中巧输星期
进入“项目符号和编号”对话框“编号”选项卡，单击“自定义”按钮，在“编号样式”一栏内只能选择“1，2，3”或“一，二，三”等样式，要输入星期一、二、三怎么办?其实只须先选中要填充的表格，在“编号样式”栏内选择“一，二，三”，然后在“编号格式”栏内的“一”前输入“星期”即可。
输入带圈字符又一法
在Word中经常要用到一些带圈的数字，输入①、②之类字符只须点击“插入→特殊符号”，然后找到这个带圈的数字即可。如果要输入大于10的数字，怎么办呢?可以先在文档中输入这个数字，然后选中它，点击“格式→中文版式→带圈字符”，打开“带圈字符”对话框，点击合适的圈号和样式，最后点“确定”即可。另外，本方法不仅适合输入带圈数字，也适合输入其它带圈的字符。
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