如何确定一个新单位的发文字号?
发文代字是发文机关名称简称加上发文职能简称的组合。例如，如果一个单位是上海大同玩偶制造有限责任公司的市场营销部，其发文代字可以设为“上海大同营销”。确定发文代字时没有具体规定哪些可以用，哪些不可以用，关键在于它能够帮助分类。文号是某一发文代字在某一年度的流水号，通常从1号开始。在公文中，文号通常表示为“〔年份〕号”。需要注意的是，不应该使用虚号，比如“01号”或“001号”，应该避免这种表示方式。
发文字号，也称作发文编号或文号，是发文机关在一年内发出的各种文件的唯一顺序编号。这个编号由发文机关的办公厅或室负责统一编制。发文字号通常由机关代字、年份和序号组成；如果是联合行文，只需标明主办机关的发文字号。
在文件格式中，发文机关标识下空两行，使用3号仿宋体字，并居中排布。年份和序号使用阿拉伯数字表示，年份要完整写出，用六角括号“〔〕”括起来；序号不编虚位，即不加“第”字。在发文字号之下4毫米处，应该印一条与版心等宽的红色反线。
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