如何用思维导图对资料进行分类整理? 思维导图怎么使用?

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都知道,在工作的时候难免会遇到,很多资料需要被整理。但随着时间的推移、公司的发展、项目的推进,渐渐会发现资料越来越多,甚至有时候发现同样的文件会出现在不同的地方,且占用很大的空间。那么我们可以通过思维导图的方式整理了一份干货,分享给大家,让大家能够轻松的将资料整理的妥妥当当。

如何对资料进行分类整理
首先要认识的是电脑系统,对系统进行大的区间分类:
一般系统建议分五个区间,就是五个盘,但如果没有五个盘的怎么办?比如有些公司只有一个C盘得,那么也没有关系,可以在C盘下面建立四个不同的文件夹,进行分类管理。还是郑重的说一下,如果只有一个C盘的话有些极其危险,除非你有网络服务器,否则要是哪天系统崩溃了,那不就凉凉了。所以建议不要将工作和学习以及个人文件放在系统盘,特别是桌面,因为电脑的桌面也是系统C盘的。所以,预防万一总是没错的。

该怎么划分区间呢?将系统盘分为,工作盘,学习盘,休闲、娱乐盘,这样的话就很是清晰明了了。工作盘比较特殊,需要根据你的职业来定了,不同的职业工作的内容不尽相同,所以跟随自己的喜好来分了。学习盘也可以根据自己学习爱好来进行细致划分的,要求是做到条理清晰明了,方便文件查阅。而休闲娱乐盘,基本上属于个人资料,照片啊,音乐啊,还有就是下载的一些其余文件了,这些分类完之后呢,你会感觉赏心悦目。
所有的分类整理的目,都是为了我们的工作能够有更高的效率,不会导致文件重复,以免傻傻分不清。
前面的讲的是硬盘区域的划分,确保了不同性质的文件不至于产生交集,接下来说说用哪些法则来帮助我们梳理工作文件,学习文件和个人文件了。
方法一:数字编码

这个通用性最广,这是我在给公司做产品编码的时候发现的,将所有的文件做个编码规则表,用字母或数字来代表含义。步骤如下面导图,重点要记得及时更新清单,以便后面所用,这个特别适用于文员以及管理工作者,可以试试哦。

方法二:按文件类型分类
所有的文件都是有类型的,比如office的文档类型,word、excel、ppt等,还有图片、音乐、视频、PDF等。但是,这种方法只是用于一般类的资料整理,不能应用于系统盘文件整理和安装的程序盘文件整理,因为那样有可能会让你的系统在文件分类后产生崩溃的风险,切记呦!

方法三:对象分类
对象分类基于平常接触的对象是谁,基本上接触的是同事之间的交流文件,包括各个部门,各种类型的。所以可以按照部门划分,只要和你产生交集的就建立一个分支,这样就便于分类管理。第二个可以按照客户来划分,对于客户先建立一个清单,对客户进行分类识别,不同的客户存放文件的类型差不多相似的,所以相对来说比较简单的。 


通过上述的讲解,是不是发现用思维导图的方式整理之后十分简洁明了。还有一个建议可以打印出来,放在电脑旁边,这样工作的时候用这个方法去整理资料。你会发现时间长了,慢慢的就培养了一个良好的习惯。



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