高效能人士的18个时间管理方法

  有这样一个著名 谜语 :世界上最长又最短,最快又最慢,最能分割又最宽广,最不受重视又最宝贵的是什么?——答案是时间。时间的管理是人们的永久话题,这篇 文章 中提出了管理时间的18种 方法 ,简单而实用,值得推荐。

  高效能人士的18个 时间管理 方法
  1、策略第一

  “攻心为上、攻城为下”,时间管理策略总是第一位的。

  2、分清轻重缓急,抓住重点

  若干项工作,总有重点工作和非重点工作,我们就要在重点工作上投入大量的时间和精力,如果反之我们就会总是感觉时间不够用而工作却没有成效。如信息管理中心目前的工作重心就是信息化建设。

  3、马上行动,杜绝拖延

  现在该做的事如果一拖再拖,则到完成工作的最后时限必定会手忙脚乱,要么胡乱应付要么就是牺牲自己的休息时间来加班。

  4、确定明确的目标和行动计划

  没有明确的目标,做事就会走很多弯路。确定了目标还要有行动计划,不管是心中的行动想法或是书面的行动计划总需要一个,要不这个目标的实现就是一句空话。

  5、每个人的时间都是有价值的

  因为每个人的生命都是由时间组成的,生命是有价值的、故时间也是有价值的,所以才有鲁迅所说有的“浪费时间等于谋财害命”名句。

  6、今日事,今日毕

  有了良好的完成工作习惯,时间自然是充分利用,就不存在浪费了。

  7、第一次做好,追求零缺点工作

  工作如果不第一次做好,总是存在或多或少的问题,到最后又要返工从头做起而且不知道这次能不能符合要求,时间不是就在一遍遍的重复中浪费掉了吗。

  8、在要求工作时,必须要求时限

  这样就既不浪费别人的时间,也不浪费自己的时间。

  9、善于授权

  善于授权,是有领导艺术的人专利,不懂得授权的人会事必躬亲,必然是忙得不可开交。

  10、要有条理与整洁的方法

  文件和物品存放有条理,就不会在找东西上浪费时间。

  11、养成快速的节奏感

  这样时间的利用率就自然提高,甚至带动别人提高效率。

  12、结果导向,掌控过程

  完成任何工作,都有一个结果。我们要做的就是以这个结果为导向,在工作过程中不断调整方向,最终完成这项工作。

  13、猴子管理

  就是把每一项工作都看成是一只猴子,我们要照顾好自己的猴子,且要注意不让别人的猴子成为自己的猴子,要不猴子太多怎么办?

  14、不要让人浪费你的时间

  要懂得拒绝,不要在无谓的交往中浪费自己的时间。

  15、善于利用零碎的时间

  这一条很重要,不要试图认为有整块的大量时间供你支配,要善于利用零碎的时间。比如我们在制定部门的制度流程的时候,需要全部门人员参于讨论,各人有各自的工作,不可能有整块的时间来进行,这样就要善于利用零碎时间,分开讨论。

  16、“第一”胜过更好

  “第一”才是最好的。 短跑 冠军比亚军领先的就是零点零几秒。

  17、记录每天所做的每一件事

  个人感觉这是个好习惯,当你坚持一段时间后,你对时间的支配情况就有据可依,改进不良的时间支配方式,从而 总结 出适合自己的时间管理方法。

  18、业余时间管理

  不要忽视业余时间的管理,工作时间管理和业余时间管理是辩证统一的。
  如何有效的时间管理
  1积极利用情绪良好的时段,以提高工作效率

  想做某一件事情,但是懒于动手,这种所谓"缺少干劲"的状态,相信每一个人都曾经有这种 经验 。有一些人说,遇到这种“没劲”的场合,只要自己勉强干上三十分钟到一个小时,注意力就会慢慢地产生,效率也会逐渐地提高。不过采取这种做法,在到达“干劲十足”以前的三十分钟乃至一小时之间,工作效率会很差。因为勉强工作,你在精神方面免不了会感觉到痛苦。基于此,绝对不能称之为良策。以你来说,遇到“不起劲”时,就会立刻把手边的工作置于一旁,再从“非做不可的工作”之中,找出自己最喜欢的工作,立刻着手去做。因为是自己喜欢的工作,自然就会产生工作热情,效率自然也会提高。总而言之,一开始就制造“有劲”的状态,然后再着手于你感到“不想做的事情”。如此,你就不会感到它像先前一般,叫人很难做下去。

  2输为了提高效率,不妨在接近限期时,仍然做别的工作

  很多人都认为,只要耗费时间工作总能够完成任务,实际上不见得完全如此。时间太充足的话,势必将在无关紧要之处多耗费时间,做起事来拖拖拉拉,缺乏一份紧张感。对自己来说,除非接近限期,否则都是先做别的工作。只有到了“不做将会来不及”时,才着手做本份工作。处于这种情况时,由于限期将至,效率会有很大的提高。管理者称之为“期限届满的效果”。感到效率直线下降时,应该“积极的休息”

  3感到效率直线下降时,应该“积极的休息”

  上午工作的状态一般来说都不会太差,但是到了下午,由于疲劳的累积,工作效率将逐渐下降。遇到这种情况,适度的休息是必要的。与其驱使浑浑沌沌的头脑“长期作战”,不如以适当的休息几分钟,使精神恢复清爽后继续投入工作,如此才能提高工作效率。

  4发生麻烦时,先让精神放松一下,然后再开始工作

  管理者使精神转为轻松,不仅仅是对疲劳有效。比如做错了事,被上司批评,顾客抱怨发牢骚时,将有很长时间叫你感到苦恼。心中感到苦恼时,即使勉强地工作,效率也不会提高。这时不妨让自己放松一下,想到遇到问题首先是必须解决问题,再以一种积极的心态投入工作。

  也可以投入单纯的工作,如此内心就会逐渐地风平浪静,新的干劲也会跟着产生了。比如整理资料、整理杂记本都很不错。利用六分钟为一单位的行动记录表,就可以发现“看不到的时间”

  5利用六分钟为一单位的行动记录表,就可以发现“看不到的时间”

  常常到周围的人老是把“没有时间……”这一句话挂在嘴边。有些人为了争取更多的时间,甚至削减自己的睡眠时间。以长远的眼光来看,缩短睡眠时间将在效率方面带来负面的作用。与其这样做,不如重估一下自己使用时间的方法,提醒各位管理者,不妨书写一下自己的行动记录,即记下几点几分到几点几分做了些什么?以办公室来说,全体职员都使用“时间分析单”(以每六分钟为一单位,记录各人的工作。)提议以六分钟为单位,是因它为一小时的十分之一,即等于零点一小时,合计起来比较简单方便。实际地做这种记录的话,就可以获得许多的信息,对于提高工作效率、有效地利用时间以及休息的计算方面都非常有帮助。

  6对于感到厌恶的工作,可准备“成功报酬”给自己或家人,以激发干劲

  人类对自己喜欢的工作,可以长久的集中精力。反之,如果是自己厌恶的工作,仅仅数分钟就会感到痛苦异常。有时实在提不起劲,甚至想半途而废。但是,工作岂能说不做就不做?大多数的人在责任感和紧迫感的驱使下,勉强的做下去。然而,在强迫之下做事,效率是绝对不可能提高的,只能应付的拖延下去而已。于是,管理者就挖空心思,想起这个问题“如何使苦差事在比较快乐的气氛下进行呢……”,但是,工作的内容往往很少能够改变,至于所谓的"快乐",只好由自己来制造。想来又想去,管理学家认为单纯而最有效的方法,莫过于准备一份“成功报酬”,告诉自己做完工作,就能立刻去做“某某事”。这里所谓的“某某事”,只要是任何对你有吸引力的东西都行。例如,写完了这份 报告 书,就可以跟女朋友去逛街上馆子,或者去看哪部一直想看的电影。如果是短时间内就能完成的事,就告诉自己,做完这项工作,立刻去喝一杯香醇的咖啡。相信很多人都有这种经历,那就是在学生时代,父母对你说“这一次考试的成绩很好的话,就买那件你想要的东西送给你。”为了得到梦寐以求的东西,对于自己厌恶的科目,你会狠下功夫。管理学家所说的”成功报酬”原理跟这件事相同。

  7只要把日常的工作“格式化”,就可以防止工作的错误与疏忽

  为了使工作有效率的进行,最好把各种工作“格式化”,即把来自经验的诀窍“格式化”。如此,不管在何时何地,任何人都可以采取最好的方法,在没有错误的情况下开始工作。对于这种工作的格式化,有些公司已经开始实施,不过对成为格式化对象者,几乎都是高度或者复杂的工作。在日常生活里面,管理者认为可以大幅度的活用“格式化”。实际上,由于工作的诀窍不明了,而引起错误及疏忽者,不仅限于专业工作,就是日常的工作也不能例外。例如你在办公室时,委托别人替你听电话,并且抄录电话的内容。如果抄录的内容,还是不能使你弄清楚对方之意的话,你就得去请教抄录者。诸如此类,如果在一天里发生几次的话,时间的损失就很惊人了。遇到这种情形,就算责备抄录者也不能解决问题。如果事前就规定抄录电话的格式,那就不可能发生错误。在管理者的办公室里,从专业的审查书类的写法,到电话的应答,邮件的处理等日常业务,都规定处理的格式,而且全部的工作人员都懂得其中诀窍。每次有新职员进入公司,都必须弄懂所谓的"格式"。在决定“格式”之际,有一件事必须特别注意,那就是不能一开始就期待“完整”。不管期待如何的完整,仍然会发生意外的事情。因此必须在这种心理下规定”格式”,再经过实际运用后,不断地添加内容。

  经过如此的过程,才能够完成”活的格式”。对于所谓的”格式”,不妨加入一些小小的信息。以书写格式来说,不妨提出该书类必须走的路程、所需时间、受理窗口的号码、公休日和何时最不拥挤等。这些乍看之下,似乎不重要的信息是否被加入,其效果将有天壤之别。有些人由于忽略了这种小信息,而白跑了一趟,以致大幅度地浪费时间与精力。这种格式,恰如指示到达目的地的一幅地图。看到这幅地图的人,为了能够利用最短距离,走到目的地,必须加入适当的信息。

  8对于千篇一律的工作,只要怀疑以前的做法,就可以提高效率

  很多人以抱怨的口吻说:"到公司上班,每次都做千篇一律的工作,实在叫人感到厌倦……。"的确,每天都依照上司的命令做事,很难以叫人产生干劲。不过,对于这种千篇一律的工作,只要不盲从以往的做法,自己想出一些点子的话,就能够使你感到趣味盎然。

  9知道自己能够集中精力的限度,即可把它利用于提高效率

  不管干劲如何的充足,人们能够集中精力做一件事的时间,总是有限度的。如果无视于这一点,只一心一意地面对桌子坐着,仍然不能提高工作效率,反而会使它不断的降低。你最好弄清楚自己能够集中精力的时间,再配合工作,把工作分成几节进行,如此效果比较好。一般来说,一个人能集中精力做一件事的时间,大约为九十分钟。正因为如此,大学的课堂,电影的放映时间都被设定于九十分钟前后。不过,电影的放映时间都被设定于九十分钟则后。不过,这并非铁则,仍然有个人差异。同时,根据工作的内容,能够集中精神的时间也不一样。不管是什么人,只要是自己感到兴趣的事情,集中精神两、三小时根本就不成问题。如果窗外有烦人的噪音,则能够集中精神的时间也会缩短。集中精神这一件事,往往会受到环境的左右。把这些现象联想起来,当可判断,能集中精神的时间的确有个限度。因此,最重要的一件事情,是从经验中,找出最适合于自己的集中精神时间。一旦获知并把握自己能集中精神的时间,那就能够找出提高工作效率的方法。如果你认为自己集中精神的限度为六十分钟,那就全力投入于六十分钟的工作。做满了六十分钟的工作,休息一会儿,使自己轻松一下,再集中精神另做六十分钟的工作。如此的话,工作效率也会在无形中提高。或者改变工作的内容也不错。譬如做好一段校对的工作之后,改成会客,如此,即可使精神为之一振。一提起工作,有些人以为必须整天面对着桌子进行。事实上并非如此,不时的管理自己,提高效率,这才是真正的工作。

  10使用"进度表"把必须做的事"视觉化",如此就能用眼睛体会到成就感

  工作必须长期地延续下去,那就必须知道目前完成了多少?还剩下多少?如果不能确实地把握的话,将陷入不安之地,工作效率也无法提高。因此,必须实现的目标越大,越能够客观的确认其进行状况。为了做到这一点,必须把它"视觉化"。对你来说,遇到报考大学,参加政府举办的考试时,都以自制"进度表"的方式,使目标的完成"视觉化"。在一张纸上画了细小的格子,格子的横面写着完成目标必须做的事情,每当完成一件事情,就使用红笔把该格子涂掉。

  这样做的话,就可以一目了然的看出,自己正处于起点与目标之间的那一点。对于下一步应该做什么才能胸有成竹,不至于感到茫然。在这种情况下,工作自然能够很有效率地开展下去。而且,涂掉一个格子所产生的成就感,能够增强对下一步挑战的信心。除此之外,使用这种"进度表"的好处,那就是能看出目标与实绩之间的差距。早晨在决定工作程序时,虽然列下了今日工作的范围,但是,有时却无法达到这个范围。到这时,如果有工作"进度表"的话,就能够一眼看出完成了目标的几个百分点。如果不会达到最后目标的话,又可以当成发现问题点的反省资料。目标只是驱使工作有效率进行的手段,并不一定非完全地完成不可。最重要的是——自己分析目标与实绩之间的差距。如果没有这个过程的话,无论到何时都不可能有进步。

  11只要意识到自己的时间浪费,工作的效率就会完全不同

  一旦认为时间很充裕的话,往往就会毫不惋惜地使用它。工作方面亦是如此。如果认为今天做不完,明天再来,或者加班的话,效率就会一天比一天差。时间也有代价。如果不会在一定的时间内,赚得自己时间价值以上的东西的话,收入将会为负值。正因为如此,时常存有自己时间价值的意识判断。如此,想提高生产积极性的意识就会发生作用,自然就能够很有效率地进行工作。不仅散漫的习惯会消失,而且又能够激发产生提高工作效率的构想。当大学 毕业 ,进入国际性会计事务所上班时,才对时间的价值有了强烈的意识。这家会计事务所的主要业务有会计监查、税务,和财政问题等。几乎所有的经费都属于人的费用。因此,制订收费标准时,都以时间做为准则。因此,不会把时间有意义、有效率地使用的话,报酬可能少于花费。正因为看到企业界严酷的现实,因此才有了"时间并非免费"的意识。一直到今天,虽然已拥有自己的事务所,但是仍然活用这宝贵的经验,时时想着时间的价值。或许对于事务人员来说,欲利用有形之物,比较生产性与时间价值间的平衡,似乎有一点困难。然而,只要从工资、年薪、加班费等的金额,算出自己一个小时有多少"代价"时,你对时间的意识就会大幅度的改变。

  12完成一件工作之后,尽早地写下解决问题的诀窍

  不管如何辛苦,一旦完成了一件工作,绝大多数人都会满足于结果,而很少去注意其过程。其实,这种态度是不对的,也可以说非常可惜。越是重复出现错误的工作,越能得到新的窍门和反省问题。如果把这种贵重的"副产品"忽略掉,它就会被赶到意识的角落。遇到下次又得做同样的工作时,就得重头再来。

  因此,在做完一件事以后,一定要以备忘录的方式,把跟下一次工作有关的新发现,反省的事项记录下来。如此,把眼睛能看到的“东西”记录下来,下次就不至于犯同样的错误,也不会在同一个地方浪费时间,就算是委托他人,也可以很有效率地进行。
  有效的时间管理方法
  1、 有效个人管理的四个步骤

  确定角色:确定你认为重要的角色;

  选择目标:分别为每个角色确定未来一周要达成的目标;

  安排进度:为这些目标确定完成时间;

  逐日调整:每日清晨依据行事历,安排一天做事的顺序。

  2、艾维·利时间管理法

  写下你明天要做的6件最重要的事;

  用数字标明每件事的重要性次序;

  明天早上第一件事是做第一项,直至完成或达到要求;

  然后再开始完成第二项、第三项……;

  每天都要这样做,养成习惯。

  3、柯维时间管理法

  以原则为重心,配合个人对使命的认知,兼顾重要性与急迫性,强调产品与产能的齐头并进;

  有效个人管理的六个标准(1)

  一致:使命与价值观、角色与目标、重点与计划、欲望与 自制等应和谐一致;

  平衡:人应在事业、财富、生活、奉献等方面平行发展

  有效个人管理的六个标准(2)

  有重心:以一周为单位订计划,每天应各有不同的优先目标,但要相互呼应;最有价值的事先做;

  重人性:个人管理的目的在人而不在事;

  有弹性:应可因个人作用和需求的变化而调整;

  携带方便:管理工具应便于携带,随时记录与调整。

  4、杜拉克时间管理法

  现代管理之父杜拉克认为,有效的管理者不是从他们的任务开始,而是从他们时间开始。

  记录时间(分析时间浪费在什么地方);

  管理时间(减少用于非生产性需求的时间);

  集中时间(在整段时间内的工作效率这大于在分散时段的工作效率之和。

  5、生理节奏法

  注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段,在此时段做最有价值的事;

  注意研究你注意力集中的时间有多长,在此时间内解决问题;

  该休息的时候一定要休息,在你感到疲倦之前就休息,你每天清醒的时间,就多增加了1小时

  成功=价值×速度2(S=V×C2)

  E=MC2(能量=质量×速度2);

  做最有价值的事(提升你做事的价值);

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